Notre logiciel est une solution web de gestion documentaire spécialisée pour la Tunisie et la France qui vous permet de scanner et archiver vos documents sans nécessairement garder une trace papier de ces docs.
A l’aide de notre solution logicielle, vous pouvez scanner, indexer, et archiver vos documents en toute simplicité.
Notre solution GED (la gestion électronique des documents) vous permet d’administrer différentes formes de documents à l’aide de logiciels de stockage disponible sur PC ou sur Mobile.
Une solution GED englobe les processus et les procédures que votre entreprise utilise en ce qui concerne la capture, le stockage, la sécurisation et la récupération d’informations au jour le jour. Pour de nombreuses entreprises, ces processus peuvent être grandement améliorés grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion des documents ou d’un système de gestion électronique des documents.
La gestion électronique des documents prend énormément de temps. Un employé passe près de 40 % de son temps à chercher des informations enfermées dans des e-mails, des documents, des disques durs partagés et des classeurs. Les directeurs passent en moyenne quatre semaines par an à chercher ou à attendre des documents qui ont été mal classés, mal étiquetés ou tout simplement perdus.
Notre solution GED, Notre logiciel surmonte ce problème : pas besoin de vous inquiéter des documents mal classés, perdus ou détruits, car ils sont conservés pour toujours sur un serveur sécurisé et sauvegardé quotidiennement.
Il y a un certain nombre d’avantages qui sont offerts par notre solution GED tels que :
Après avoir évalué vos besoins, et la nécessité d’avoir au sein de votre organisation un logiciel de GED, vient maintenant la question des critères à prendre en compte pour choisir le bon logiciel.
La gestion des documents, provenant parfois de plusieurs sources, peut-être une tâche difficile. Selon la nature de votre entreprise, un système de gestion des documents peut offrir plusieurs avantages clés à votre organisation.
Nous discuterons des 4 principaux avantages des systèmes de gestion des documents, notamment :
1. La réduction de l’espace de stockage des documents
Les coûts des biens commerciaux augmentent, tout comme les frais liés au stockage des documents papier. Une solution logicielle de gestion documentaire qui peut réduire le besoin de classeurs et de boîtes est un atout précieux pour toute entreprise, libérant un espace de bureau précieux. Les documents qui doivent être conservés car les copies papier peuvent souvent être stockés dans des lieux moins chers, comme un entrepôt.
2. La sécurité accrue
La sécurité des documents est essentielle pour les organisations de toutes tailles afin de protéger les données sensibles. La gestion électronique des documents offre un meilleur contrôle des documents sensibles et l’accès aux documents peut être contrôlé au niveau des dossiers pour différents groupes ou personnes. De plus, La GED laisse une piste de vérification indiquant qui a consulté un document, quand il a été consulté et comment il a pu être modifié. Les documents gérés sont très traçables et peuvent être étiquetés pour permettre des alertes automatisées.
3. L’amélioration de la gestion documentaire
Les conditions de conformité pour certains documents peuvent être vraiment difficiles. La non-conformité peut entraîner des amendes, la révocation de licences et, dans certains cas, la responsabilité criminelle. La GED réduit le risque de non-conformité. Les calendriers de conservation des documents, par exemple, peuvent être automatisés et les nouveaux documents peuvent être plus facilement classés et stockés.
4. La meilleure collaboration
Avec la GED, l’échange d’informations et la collaboration peuvent être beaucoup plus faciles. Les documents saisis à partir de différentes sources sont accessibles à partir de plusieurs endroits. L’imagerie électronique rend possible le partage de documents sur un réseau via courriel ou Internet. La GED offre une meilleure visibilité des processus opérationnels et peut permettre une meilleure surveillance du flux de travail. L’accès autorisé par les utilisateurs externes peut être autorisé et surveillé.
La gestion documentaire : la solution que nous proposons vous offre également un contrôle de versions qui permet de récupérer les anciennes versions du même document si nécessaire. Cette caractéristique est importante si plusieurs parties travaillent sur le même document.
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